怎样更好的汇报自己的工作

今年的职称评定工作比以往来的要早一点，好多的同学不得不在春节假期就准备自己的材料。每一次review别人的材料后，总会有一些感想，一直也没有时间整理出来，趁着这次机会，也结合自己过去的实践做一个简单的总结。

我如何看待PPT

2019年，新东方年会的一个节目“释放自我”在互联网圈火了：

干活的累死累活，有成果那又如何，到头来干不过写PPT的

作为一个技术人，我即反对过度的PPT总结，同时更反对缺乏任何的PPT的总结，只是不要过度包装就好。很多的技术人员会认为只有写写代码才是正事，写PPT纯粹是浪费时间，并且还会说在亚马逊内部，开会时是不会出现画面丰富的PPT的，而是以文字呈现出来的备忘录。

但是，对于职称申请而言，这可不是一次普通的会议。我们要展现出自己的亮点，让评委认可我们的工作，PPT无疑是我们理清工作思路，展现工作成果，分享自己观点的绝佳手段和呈现形式。当对外宣传自己的产品的时候，亚马逊也是采用PPT的方式。

如何框定PPT的版式

当然，对于技术人员而言，PPT不在于有多炫酷、动效有多牛，而在于对内容的合理的组织。缺乏内容的PPT，即便再炫酷也无用。

作为多年的技术人，我写过各种场景的PPT：

• 部门总结大会的
• 职称申请的
• 向上汇报的
• 技术分享会的
• 技术宣讲会的
• ……

我认为，在PPT的版式上，我们只需要做到让PPT看起来很干净就可以了，没必要在PPT的样式上花费太多的心思。干净要求我们的PPT的内容要：字体统一、样式统一、色调统一，风格统一……

有的同学，动不动就飘红，加粗，加背景，可能是想强调这里是重点，但是当这一页中所有内容都有各种样式的时候，也就分不清哪里是重点，哪里是非重点了。七种颜色一混合，那不就成了白色了吗？

如何进行PPT的整体组织

在评审过程中，我发现大部分同学无论是在材料的组织上还是在PPT的组织上，都是乱的一塌糊涂，没有任何逻辑可言，纯粹就是在罗列一件件自己做的事情。

这里我们要清楚一点：材料的意义和作用在于证明我们已经具备了某些方面的能力，材料的功能就是论据。只有材料，没有材料所支持的观点那又有什么意义呢？让评委通过材料来猜吗？

因此，在材料的组织上，我一般推荐使用议论文的三要素来组织：

• 论点
• 论据
• 论证

我们需要根据要证明的不同能力来对材料进行分类，聚合，然后通过一定的论证方法来整合自己所做的每一件事情。在整合的过程中可以遵循以下的几点：

• 结构化思维来组织材料：

  • 结论先行
  • 以上统下
  • 归纳分组：同类材料归类，有时候同一个材料可能说明我们具备多种能力，那这种情况下，在材料的选择上需要有所取舍，这个材料重点能说明哪些能力？正所谓“横看成岭侧成峰，远近高低各不同”。
  • 逻辑递进：纵向有逻辑关系，横向有递进关系。
    

• 每一个大的论点下面可以有多个不同的分论点，但是切忌，分论点不宜过多，最好不要超过3个。

• 不同论点的组织可以采用总分的结构，也可以采用总分总的结构，具体可以根据自己的喜好选择一种。

• 整个PPT的所有页面都是有逻辑关系的，需要认真考虑上下页之间的关联和衔接。

如何选择PPT的材料

在确定了PPT的大的组织方式之后，在正式开始之前，也需要对自己的所有的材料进行甄选，需要明确好要选择那些材料，要放弃那些材料，不同的材料用来支撑那些论点等。在选择材料的时候，可以遵循以下的几点：

• 重要的内容说三遍，对于特别重要的内容，可以重复提及，但是要从不同的层面来提及，而不是简单的重复同样的内容。如果要强调自己的技术能力，可以通过：技术调研，攻克技术难点，自研核心卡脖子技术等多个方面来写。同样是写容貌，可以从沉鱼、落雁、闭月、羞花等方面来反复陈述。
• 通过别人的评价来证明自己的能力。雷士照明创始人吴长江说：人生五大发展阶段，首先自己要行；其次要有人说你行；再次，说你行的人要行；然后，你说谁行谁就行；最后，谁敢说你不行。因此，在选择别人评价的时候要选择那些重量级的人物，选择那些大家公认的“能行”的人物。

当按照结构化思维确定了PPT的整体组织，并且按照PPT的整体组织选定了材料后，如果此时材料仍然比较多，该如何处理呢？怎们来确定哪些材料要放在前面，哪些材料需要删减？我一般采用的方法是把材料划分为5类：

• 痛点材料：解决痛点问题的材料，例如手机上天天有骚扰电话、垃圾短信，有了号码通，一切都解决了。
• 兴奋点材料：这类材料可以让别人有眼前一亮的“哇塞”感，就好像是炎热夏天时喝下的那口冰红茶。
• 痒点材料：这种材料解决的问题不一定是痛点问题，但是讲出来之后别人也想尝试。
• 不痛不痒的材料：可做可不做，但是我们做了，效果层面又不太好说的材料。
• 常规材料：日常的常规工作。

在对材料排序的时候，优先选择痛点材料和兴奋点材料，可以酌情选择痒点材料，尽量删减不痛不痒的材料和常规材料。

如何组织每个材料

好多的材料都是在记流水账，比如：都是我优化了算法，优化了流程，优化了……我干了这个，做了那个，……

每次看到这种材料，我就会很气愤，我就忍不住的想打低分，这种材料毫无营养可言，毫无信息量可言。

每个材料都应该是一个完整的故事单元，每个材料都应该用最简短的内容体现出最大的信息量，如何才能做到这一点呢？

我一般采用的原则就是STAR原则：

• S（Situation）情境：做这个事情的背景下是什么？
• T（Target）任务/目标：做这个事情要解决什么问题，要达到的目标是什么？
• A（Action）行动：在整个项目中我们做了什么？
• R（Result）结果：最终的结果如何？价值是怎样的？收益是怎样的？

按照如上的原则组织的材料首先能在背景方面讲所有人拉到一个场景下来思考问题，保证大家的基准是一致的。

另外，背景的意义还在于大家会通过背景来了解到我们所做工作面临的难度，我们要解决的目标的复杂度。难度，复杂度决定了我们的高度。有些时候，难度不是我们说出来的，而是在我们介绍完背景之后大家的共识。

背景要做到少一字则解释不清楚，多一字则是累赘的要求，切忌长篇大论。弱水三千，只取一瓢饮。哐哐哐整页整页的上架构图干嘛呀。

然后在对问题有了一致认识的情况下，才能评估我们拆解的目标是不是合理的，如果连目标都不合理，那么基本上后面所有的内容就没有什么意义了。

有了背景，有了目标，我们的行动才更有意义，才能体现出我们的技术能力，解决问题的能力……

最重要的是，我们做的事情是有结果的，所以最终的结果也是不可或缺的内容。只有结果没有过程，那成功就不可复制；只有过程，没有结果，那过程就是垃圾。

司马光砸缸的材料

以司马光砸缸为例，为了体现司马光的英勇果敢，我们可以按STAR原则来组织材料：

• S：一群小孩在院子里玩闹，其中一个小孩爬到了水缸边沿，一不小心，跌入了水缸没入水中，其他小孩都吓跑了。
• T：要把小孩救出来。
• A：司马光拿起石头，砸破了水缸。
• R：水从水缸里流了出来，小孩得救了。

如果按照之前的材料写法，那么这个材料就成了：司马光拿起石头，砸破了水缸。如果是这样的话，那么我们如何根据这个材料来对司马光做出评价呢？

如何处理不同级别使用同一材料的场景

我经常会发现很多不同的级别会引用同样的项目，但是在材料的表述上，又基本一致。如果是这样，那么高级别的同学如何能体现出自己的价值呢？

一个项目确实是由一个团队来完成的，但是这个团队的组成是不同的，就像篮球队一样，有：

• 教练
• 前锋
  • 小前锋
  • 大前锋
• 中锋
• 后卫
  • 控球后卫
  • 得分后卫

完成一个项目的众多团队成员中也会有不同的级别，而不同的级别所担负的职能和责任也不尽相同。因此，在这种情况下，在材料的准备上，要体现出符合自己所处级别要求的材料。

如何组织工作收益

我看到最多的材料收益是下面的样子：

• 我的技术累计代码行数xxx行
• 我的技术被多少产品线使用
• 我开发了多少接口
• 我的接口被调用了多少次
• ……

但是，在我看来，这些不是具体的收益，这些不过是一个结果而已。以司马光砸缸为例，这就好比是：小孩跌入水缸，没入水中，司马光拿起石头，砸破水缸，水流了出来。

如上的这种结果的写法，这种收益的写法，在我看来是不完整的。

我们在写收益的时候，需要特别注意这一点，我们要多问自己几个：然后呢？

水流了出来，然后呢？

水流了出来不是收益，不是价值，小孩得救了才是最大的价值。开发了几百个接口是现实，然后呢？这些接口提升了50%的研发效率，这才是价值。

目标是业务价值，技术改进只是手段而已，做技术改进的目标不是为了多少次的接口调用，而是实现业务价值。因此，在收益部分要明确好目标和手段的关系。

如何组织“个人介绍”

平时就让所有的人就对我们就非常了解是一件非常难的事。因此，在这种场景下，一份完美的个人介绍材料就相当于是：万事开头难。

有些同学在这一页组织的的过于随意，只是简单罗列一下自己的工作经历就草草了事。殊不知，这种内容还不如没有。草草了事往往会给人不好的印象，往往从一开始就拉低了自己在别人中的层级。这种时候就属于：没有印象比有一个比较差的印象要好很多。

其实，个人介绍这一页的内容不在多，而在于引导别人从哪个角度来评价自己，在于引导别人给自己打上一个什么标签，在于引导别人确定自己的层级……

因此，这一页的材料组织要特别用心，要从自己取得的成就来铺开，要针对自己期望的标签来铺开。比如要体现自己的技术卓越，可以从：专利，获得的高价值的技术创新奖等方面来展开。因为，这些奖项的获取，是经过了审核和认证的，是大家公认的，是不需要别人再做二次评估的。

因此，个人介绍中的材料需要本着如下的原则：

• 材料足够精简但要足够闪光
• 材料不需要别人二次评估
• 根据期望别人如何定位自己来组织材料

如何应对别人的质疑

所有人都会存在心理上的自我保护机制，当别人质疑我们的时候，这种自我保护机制就会不自然开启。此时，为了减轻别人的质疑所产生的紧张和焦虑，我们会找一些表面上冠冕堂皇的理由来为自己辩护以自圆其说，当然这些理由是经不起推敲的，并非真理由，也非好理由。

还会有同学自命不凡，觉得评委什么都不懂，就是坐在下面不停的瞎问，所以在回答评委的问题上，也会显得漫不经心。

我们都是凡人，凭什么我们讲的内容别人就不能有疑问呢？凭什么要求别人就必须认同我们的观点呢？

有时候，有质疑就是我们体现自己的绝佳时刻，因为质疑，我们才能利用这种机会来更详细的阐述自己所做的事情的思路和价值。我们之前讲过：重要的事情说三遍，其实，在回答问题时，就是其中的一遍呀。将别人从质疑带入到认同的过程，是一个呈现自己的良好的机会。

在应对别人的质疑的时候，需要遵循如下的原则：

• 把回答质疑看作是一个分享成果的过程，避免启动自我心理保护
• 先想清楚别人质疑的点在哪里，不要答非所问，乱说一通
• 掌握整个答疑的主动权，别被别人牵着鼻子走